HYSURF RY HALLITUKSEN                          Pöytäkirja

KOKOUS                   

                                                                 16.2.2023

Aika           to 16.2.2023  klo 18.00

Paikka        Villa Vuori, Sääksinraitti 2, Rajamäki

1. Kokouksen avaus
   1. klo 17.12

1. Läsnäolijat
   1. Mikko Nurmi
   2. Janne Backman
   3. Varmo Vuori
   4. Kimmo Mäenpää
   5. Seppo Lehti
   6. Esa Reijonen
   7. Jouni Hellman

1. Edellisen kokouksen pöytäkirja
   1. Otetaan käyttöön tulevaisuudessa

1. Vastuuhenkilöt vuodelle 2023
   1. Sihteeri
   2. Taloudenhoitaja
   3. Muita?

1. 1. Päätettiin, ettei nimetä erikseen vastuuhenkilöitä, kun ei tarvetta. Seppo hoitaa yhdistyksen asioita ja hyvä niin.

1. Hanko MM-Open järjestelyt
   1. Ajankohta 5.-6.8.2023
   2. Jouni Hellman kilpailupäälliköksi
   3. Silversandiin oltu yhteydessä (Jouni)

1. Toivotaan Silverilta taas lounastarjoilua (Jouni hoitaa)
2. Illallinen vuonna 2022 koettiin mukavaksi tapahtumaksi. Tehdään 2023 samalla tavalla, illallinen kuuluu kilpailuun osallistuville. (Jouni on yhteydessä Silveriin)

• Saunat pe ja la varattu (Jouni hoitanut)

1. Ilmoittautumismaksu 30 €

1. 1. Venemies tarvitaan ja mielellään myös apumies veneeseen, Timi Hellman hyvä ehdokas
   2. Vene, Ian Rautelinilta
   3. Radiopuhelimet Tuomakselta?
   4. Pisteenlaskija (Heikki Reijonen)
   5. Palkinnot

1. Karkkiarilta karkkia
2. Kysytään maahantuojilta palkintoja

• Hankitaan 100 € lahjakortti palkinnoksi ”märkäpuvun hankintaan”

1. 1. Ollaan tietoisia, että budjetti tapahtumasta mennee 500-1000€ miinukselle
   2. GPS seuranta (Seppo kysyy Petteri Nenoselta) aikoinaan Traaxamilta arvio n. 19 €/ laite

1. Kauden avajaiset
   1. Päivämäärä 18.5 klo 12.00
   2. Ohjelmassa siivousta ja järjestelyä ja grillailua
   3. Torstaikisa klo 15

1. Torstaikisat
   1. Alkaa 18.5 klo 15
   2. Viikoittain klo 18 startti
   3. Viimeinen kisa 7.9.2023
   4. Hanko MM-Open lasketaan mukaan pisteisiin ja MM-Openia ei voi tiputtaa pisteistä pois
   5. Seppo hoitaa pisteenlaskut yms.

1. Surf-kurssit
   1. Vastuuhenkilöt

1. Seppo ottaa ilmoittautumisia ja järjestelee
2. Vuonna 2022 aikataulut kurssittajien ja kurssilaisten kesken menneet ristiin

• Kurssi 2 päivää (klo 18-20) ja torstaina omatoimi. Hinta 100 €. Kurssihinta sisältää vain kurssin. Kurssin jälkeen voi liittyä seuraan maksamalla liittymis- ja jäsenmaksun.

1. Vahvistus 1 vko ennen päivämäärää
2. Markkinointi
   1. Nettisivujen kautta ilmoittautumisia. Nettisivulle mainos. 2 henkilöä ilmoittautunut jo.
   2. Koppien seinille laminoidut mainokset kursseista. Laminoidaan muutama lappu. Mikko hoitaa.
3. Sepolle info päivistä, joihin kouluttajat voivat sitoutua, jolloin päiviä voidaan tarjota kurssilaisille. Lisäksi joustavilla päivillä, jos osallistujille sopii paremmin näin. Päivät Sepolle hyvissä ajoin

1. 1. Kouluttajakoulutus

1. Mikko ollut yhteydessä SPLL:n Radovan Kubiniin mahdollisista kursseista.
2. Seura maksaa kouluttaja kurssin jos sitoutuu järjestämään kursseja

1. Tapahtumakalenteri 2023
   1.  Tehdään nettisivuille taas listaus
   2. Kauden päättäjäiset Lauantaina 18.11 klo 17 alkaen. Seppo varaa alustavati Obelixin
   3. HySurf tarjoaa illallisen jäsenille. Avecit erikseen.

1. Jäsenkirje
   1. Seppo lähettää maaliskuun puolivälissä
   2. Jäsenmaksut samassa kirjeessä
   3. Mikko kirjailee tervehdykset

1. Sääksin roskikset
   1. HySurf vastuulle tullut vastuulle 3 roskista kesän, jotta saadaan olla kopeilla
   2. Ruuhka-aikoina roskiksia tulee tyhjentää päivittäin
   3. Seppo ollut yhteydessä Sääksi karavaanareihin. Karavaanarit ymmärtäneet ongelman ja pohtivat, voisivatko auttaa HySurffia.
   4. Odotetaan kaupungilta viestiä, mitä HySurfilta odotetaan. Kaupunki tekee urheiluseurojen kanssa uusia sopimuksia, joten sopimuksia tulee paljon
   5. Nurmijärven nuoristoimi hoitaa osan roskiksista eivätkä he halua ottaa HySurfin roskiksia.
   6. Nurmijärven ladun melojat tulee osallistuttaa myös roskisten tyhjentämiseen.

1. Muut asiat
   1. Hankinnat

1. Wingfoil paketti tarjous
   1. Tarjous toimitettu hallituksen jäsenille ennakkoon
   2. Ei hankita tätä settiä ja katsotaan kalusto keväällä
2. Purjeet
   1. Seppo käynyt purjeet kerran läpi.
   2. Tarvitaan purjeita 7,5 – 5,0 kokoluokissa neliön välein
   3. viestitellään hallituksen kesken sähköpostilla hankinnoista
   4. Tarjouskyselyt välineistä useille maahantuojille
   5. Myydään vanhat purjepaketit pois
   6. Hankkiudutaan vanhoista yksiosaisista mastoista mielellään eroon

• Lauta
  1. Kartoitetaan mahdollisuutta hankkia iso freeridelauta jossa köli

1. 1. Seuralla yksi purje, joka pitäisi paikata –> Olegille purjeneulomoon
   2. Viestintä

1. Sääksin kopin seinään seurainfo, Mikko tekee
2. Hysurf.fi
   1. Nykyiset sivut voisi päivittää
   2. Seppo kerännyt vanhan sivuston tiedot
   3. Surfing ry:n sivut ovat siistit, joista voisi ottaa mallia
   4. Hallituksen kesken ideointi uudesta sivurakenteesta sähköpostilla jonka jälkeen toteutukseen

1. 1. Sääksin kopin sähköt

1. Karavaanareille Seppo on ilmoittanut sähkönkulutuksen. Tullee 6-7 vuoden sähkölasku. Mittari karavaanareilla ja sähkölaskuja ei pyytämättä tule.

1. Seuraava kokous
   1.  Kutsutaan kokoon etäkokous kun hankintoja tarvitsee tehdä

1. Kokouksen päättäminen
   1. Kokous päätettiin klo 20.10

Mikko Nurmi

Hyvinkään Surffaajat ry

Vuosikokous 3.12.2022 klo 14.00 ravintola OBELIX Hyvinkää

1   §                 Valitaan kokoukselle puheenjohtaja

                        – Jouni Hellman valittiin puheenjohtajaksi

2   §                 Valitaan kokoukselle sihteeri

                        – Seppo Lehti valittiin sihteeriksi

3   §                 Valitaan kokoukselle kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa

                        – Heikki ja Tapio Reijonen valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi sekä ääntenlaskijoiksi

4   §                 Todetaan läsnäolijat ja heidän äänimääränsä

                        – Kokouksessa 20 osallistujaa, joista 16:sta äänioikeus (liite 1)

5   §                 Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

                        – Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi

6   §                 Hyväksytään kokouksen työjärjestys

                        – Kokouksen työjärjestys hyväksyttiin muutoksitta (liite 2)

7   §                 Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien lausunto

                        – Seppo Lehti esitti tilinpäätöksen, vuosikertomuksen ja toiminnantarkastajien lausunnon

• Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä

                        hallitukselle ja muille tilivelvollisille

                      – Tilinpäätös vahvistettiin ja vastuuvapaus myönnettiin kaikille tilivelvollisille

9   §                 Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio 2022 – 2023 sekä pykälän 3

                        mukaiset jäsenmaksut

                      – Toimintasuunnitelma (liite 3) ja talousarvio (liite 4) vahvistettiin. Jäsenmaksut pidetään

                   ennallaan. Jäsen 25,00; nuorisojäsen 8,50; lautapaikka 25,00; liittymismaksu 50,00

10 §                 Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet erovuorolaisten tilalle

  – Varajäseneksi valittiin Tuomas Toivonen, varapuheenjohtajaksi Janne Backman, varsinaisiksi jäseniksi Kimmo         Mäenpää ja uutena Jarmo Vuori. Puheenjohtajaksi esitettiin Jouni Hellmania ja Mikko Nurmea. Jouni ja Mikko keskustelivat tehtävästä, jonka jälkeen Mikko Nurmi valittiin puheenjohtajaksi

11 §                 Valitaan toiminnantarkastaja sekä varatoiminnantarkastaja

                        – Toiminnantarkastajaksi valittiin Heikki Reijonen ja varalle Pekka Kiivanen

12 §                 Käsitellään muut kokoukselle esitettävät asiat

  – Heikki Reijonen voitti viikkokisat ja hänelle annettiin kiertopalkinto. Muut viikkokisojen palkinnot sekä seuran mestaruuskilpailun palkinto jäi jakamatta.

                        – Jouni Hellman kertoi, että mahdollisesti ensikesän Puruvesi RACE kilpailun järjestäjät

                        tarvitsevat apuvoimia.

13 §                 Kokouksen päättäminen

                        Jouni Hellman kiitti osallistujia ja päätti kokouksen.

                        PÖYTÄKIRJANTARKASTAJAT

                        _________________________                   _________________________

                        Heikki Reijonen                                          Tapio Reijonen